Plantilla de política de uso de IA para empresas

1. Objeto y alcance

Esta política establece cómo se usan las herramientas de inteligencia artificial (IA) en [NOMBRE DE LA EMPRESA]. Su objetivo es aprovechar la IA en el trabajo diario protegiendo a nuestros clientes, a nuestro equipo y a la empresa.

Se aplica a todas las personas que trabajan en la empresa o en su nombre, incluidas las colaboraciones externas, y a cualquier herramienta de IA usada para tareas profesionales, sea de pago o gratuita, con cuenta de la empresa o personal.

2. Herramientas autorizadas

Solo se pueden usar para trabajar las herramientas de esta lista. Para añadir una nueva, hay que pedirlo a [RESPONSABLE] indicando para qué se quiere usar.

Siempre que exista, se usará la versión para empresas, con la opción de no usar nuestros datos para entrenar el modelo activada y con acuerdo de tratamiento de datos firmado con el proveedor.

3. Datos que nunca se introducen

Salvo que la herramienta esté aprobada expresamente para ello, no se introducirán en ninguna herramienta de IA:

• Datos personales de clientes, pacientes, alumnos o empleados: nombres, DNI, teléfonos, direcciones, correos o cualquier dato que permita identificar a una persona.
• Datos de salud, económicos o de otras categorías especialmente protegidas.
• Contraseñas, claves de acceso o datos bancarios.
• Información confidencial de la empresa o de clientes: contratos, precios, estrategias o documentos con cláusula de confidencialidad.
• Documentos de terceros que no tengamos derecho a usar.

Si se necesita trabajar con un documento que contiene estos datos, primero se anonimiza: se eliminan o sustituyen nombres y cualquier dato identificativo.

4. Revisión humana

La IA puede equivocarse, inventar datos o fuentes y reproducir sesgos. Por eso:

• Todo lo que genera la IA es un borrador hasta que una persona lo revisa.
• Antes de enviar o publicar un contenido, se comprueban los datos, cifras, nombres, citas y referencias legales.
• La persona que envía o publica el contenido es responsable de él, igual que si lo hubiera escrito sin ayuda.
• No se toman decisiones que afecten a personas (contratar, despedir, conceder o denegar un servicio) basándose solo en el resultado de una herramienta de IA.

5. Transparencia con clientes

• Si atendemos a clientes con un chatbot o asistente automático, les informaremos de que están hablando con un sistema de IA.
• Las imágenes, audios o vídeos generados con IA que muestren personas, lugares o hechos reales se identificarán como generados con IA.
• No se usará la voz ni la imagen de ninguna persona en contenidos generados con IA sin su consentimiento por escrito.

6. Usos no permitidos

• Usar la IA para engañar o manipular a clientes o a cualquier persona.
• Usar la IA para vigilar o evaluar a compañeros sin conocimiento de la dirección y de las personas afectadas.
• Publicar como propios textos o imágenes que reproducen obras protegidas de terceros.
• Usar herramientas no autorizadas para tareas de la empresa, aunque sean gratuitas.
• Cualquier práctica prohibida por el artículo 5 del Reglamento europeo de inteligencia artificial.

7. Formación

En cumplimiento del artículo 4 del Reglamento europeo de inteligencia artificial, la empresa tomará medidas para que las personas que usan IA en su nombre tengan los conocimientos necesarios para hacerlo con criterio:

• Cada persona hará una evaluación inicial de su nivel en IA al incorporarse o cuando empiece a usar estas herramientas.
• Se ofrecerá formación adaptada al puesto, con prioridad para quien trabaja con datos personales o con clientes.
• Se guardará un registro de la formación recibida: quién, cuándo, con qué contenido y con qué resultado.
• Esta política se explicará a cada persona antes de que empiece a usar herramientas de IA.

8. Incidencias

Si se ha introducido por error un dato protegido en una herramienta de IA, o si un contenido generado con IA ha causado un error ante un cliente, hay que comunicarlo a [RESPONSABLE] cuanto antes, en el mismo día si es posible. Comunicar un error a tiempo no tendrá consecuencias negativas; ocultarlo, sí.

Si la incidencia afecta a datos personales, se valorará si hay que notificarla a la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de 72 horas.

9. Responsable y revisión de la política

[NOMBRE Y CARGO] es la persona responsable de esta política: mantiene la lista de herramientas autorizadas, resuelve dudas y gestiona las incidencias. Contacto: [CORREO].

La política se revisará al menos una vez al año y siempre que se incorpore una herramienta nueva o cambie la normativa.

10. Aceptación

He leído y entiendo la política de uso de la inteligencia artificial de [NOMBRE DE LA EMPRESA] y me comprometo a cumplirla.

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